Гарвардская медицинская школа (HMS) сообщил, что с момента запуска решения RFID для управления его 4,300 ресурсы, время инвентаризации активов колледжа сократилось на 75%, в то же время он дает больше информации о местонахождении ценных активов и гарантирует, что их можно легко найти во время государственных проверок..
Решение RFID состоит из компонентов, включая пассивные RFID-метки UHF, прикрепленные к активам., портативные ридеры, и сияющие веб -приложения для хранения и управления данными. Информация о управлении активами на основе RFID будет загружена в Oracle Fisted Essets (Оф) Система Гарвардской медицинской школы.
Гарвардская медицинская школа примерно 4,300 высокие активы в его 15,000 основные средства, в том числе серверы, инкубаторы, Медицинские морозильники, центрифуги, Микроскопы для исследования ДНК, и тепловые велосипеды. Джефф Дичиаццио, Директор по стратегическим закупкам колледжа, представил успешное развертывание.
Гарвардская медицинская школа
Почти половина из этих активов была приобретена с внешними средствами, включая финансируемые правительством гранты и контракты, и школа несет ответственность за обеспечение надежных активов. Чтобы обеспечить это, Гарвардская медицинская школа представляет аудиторский отчет о цене Уотерхаус один раз в год и проводит инвентарь внутренних активов. Кьяджио сказал: “We must take good care of the assets we use and buy for research.”
Перед развертыванием RFID, Гарвардская медицинская школа использовала ручной труд для выполнения инвентаризации активов. Обычно, каждый актив вводится в платформу Oracle Asset Workbench и получает этикетку со штрих-кодом.. В сопровождении финансовых аналитиков по основным активам и Ди Киаджио, Руководители исследовательских операций (ПЗУ) носил электронную таблицу Microsoft Excel и обходил каждый отдел или лабораторию, чтобы найти активы. У каждого отдела или лаборатории есть уникальный серийный номер..
Поскольку сканера штрих-кода нет, они используют свои глаза, чтобы подтвердить данные, сравните это с информацией в данной комнате в таблице, и писать заметки или записывать различия.
Если они обнаруживают какие-либо теги активов, которых нет в таблице, они должны найти его в системе OFA на компьютере, чтобы определить, какому отделу принадлежат эти активы. Затем вручную введите результат инвентаризации активов и загрузите его в OFA.. Это не только очень трудоемкий процесс., но это также может нанести ущерб этим дорогостоящим активам. Например, Департамент нейробиологии Гарвардской медицинской школы перечислил более 800 активы в 16-страничной таблице.
Di Qiaggio проведет встречи с активами с управляющими активами департамента, сопровождать исследовательскую группу активов через лабораторию и помочь им с инвентаризацией активов. Этот процесс занимает в среднем два часа, чтобы найти 50 ресурсы. Кьяджио сказал: “Such manual processes are inefficient and unsustainable because the school’s assets increase by about 1,000 предметы каждый год. Ввиду этого, we have to take action to find alternatives.”
Следовательно, Гарвардская медицинская школа провела двухмесячные торги по решениям автоматизации летом 2017, Затем оценили заявки и провели вторую торгов. После выбора решения Radiant, Колледж начал полевые испытания на двух факультетах, которые добровольно участвовали в тесте: Клеточная биология и проект Harvard Therapeutic Science. Медицинская школа преодолевает проблемы перекрестного чтения при установке читателей, чтобы они не были захвачены соседними комнатами.
Это решение было впоследствии запущено в июле 2018, После чего это заняло Гарвардскую медицинскую школу 18 Месяцы до переселения существующих активов и недавно полученных активов с тегами RFID. Эти предварительные метки будут связаны с конкретными активами, и каждый тег и связанные с ним активы также будут связаны с определенной комнатой. Этот облачный трекер виртуальных активов (НДС) Решение поставляется с мобильным приложением.
Когда сотрудники начинают считать, Они будут использовать VAT2GO, работающий на iPhone, Войдите в здание и в комнату, в которую они входят, Сканируйте штрих -код и прочитайте тег RFID. После того, как теги читаются, Они могут просмотреть результаты в приложении, чтобы подтвердить, что все активы находятся в правильных местах, а также отсутствуют и дополнительные активы в комнате. Эти результаты синхронизированы с приложением онлайн VAT2GO, и пользователи могут скачать их, генерировать отчеты и загружать их на OFA (OFA по -прежнему является системой записи основных средств Гарвардской медицинской школы).
Кьяджио сказал: “This web application allows us to make individual or large-scale changes by uploading or manually, such as reallocating assets to another location.” Гарвардская медицинская школа также может использовать решения RFID для отказа OFA от некоторых активов в системе НДС и удаления их из системы НДС.. Преимущества управления RFID включают более точную и эффективную инвентаризацию активов., Это означает, что управляющим ROM и активами не нужно прерывать исследование своих активов, когда они проводят инвентаризацию с ними.. Фактический процесс инвентаризации активов также менее разрушителен, чем ручной..
Внедрение этой технологии также столкнулось с некоторыми перипетиями., и финансирование является важной проблемой для замедления процесса проекта. Некоторые участники покинули проект и перешли на другие рабочие места, и эпидемия Covid-19 привела к закрытию школы в марте 2020, позволяя только необходимому персоналу войти. по факту, Сам ди -циагио не мог достичь сцены, Поэтому он отправил лейбл Софии Сюй, Финансовый финансовый аналитик в Гарвардской медицинской школе, кто может продолжать отмечать, график активов, и обновление а в кампусе.
Ди -циагио сказал, что с тех пор, как система начала жить, Школа провела только инвентарь активов из -за эпидемии. То есть, Результаты этого инвентаря доказывают, что система RFID может сэкономить время. Одним из преимуществ RFID является то, что независимо от того, принадлежат ли эти активы к Департаменту клеточной биологии, Департамент нейробиологии, или даже другая Гарвардская школа в Кембридже, RFID может прочитать все активы в комнате без необходимости сравнения информации о активах для каждого отделения или лаборатории.
Аудит, проведенный PricewaterhouseCoopers, не нужно читать теги RFID, Но RFID предоставляет поддержку данных, необходимую для аудита, так что школа может найти любые активы, выбранные для аудита, и убедиться, что она легко доступна, когда аудитор прибывает. сегодня, Он также включает виртуальные аудиты на собраниях команд Microsoft.
В будущем, Di Qiaggio надеется, что технология RFID может принести преимущества другим изменениям, такие как ремонт лабораторных пространств. RFID Reader может сканировать предметы до ремонта комнаты, а затем снова сканируйте, когда предметы перемещаются в недавно отремонтированную комнату, чтобы предотвратить потерянные предметы.
Еще одним преимуществом является возможность использовать читателя для поиска тегов RFID в режиме счетчика Гейгера, чтобы найти потерянные активы. Ди -циагио вспомнил, что случайно читал этикетку невидимой охлажденной центрифуги в 2019. “I was scanning at the time, Но я не мог видеть это невооруженным глазом. Когда я переместил читателя ближе к источнику сигнала, Я нашел этот актив в деревянном ящике. Если нет RFID, Я мог бы подумать, что этот актив был потерян. Украдено или выброшен. С RFID, I can see intangible assets.”
В дополнение к Гарвардской медицинской школе (HMS), Системы RFID в настоящее время реализуются или используются на факультете искусств и наук Гарвардского университета (Фар), Школа инженерных и прикладных наук (Море) и Институт Висс (WYSS Institute). По словам Qiaggio, Wyss завершил RFID -метку всех старых активов, В то время как Fas и Seas теперь помечают приблизительно 8,000 ресурсы. В четырех колледжах в общей сложности около 100 здания, и каждое здание содержит активы.
