Важно ли управление физическими записями? Бумажные документы исчезли? Компания все еще должна управлять бумажными документами?
Хотя тенденция безбумажного становится все более и более очевидной. Безбумажный также представляет много преимуществ, такие как защита окружающей среды и простой поиск информации.
тем не мение, в офисе или домашнем офисе, Бумага по -прежнему является важной частью нашей работы и жизни.
Мы все еще широко используем много документов управления физическими записями в нашей работе. И почему это?
Очевидно, Хакеры могут скачать миллиарды файлов за несколько минут. Но они не получат ваши бумажные документы так легко.
Так, Означает ли это, что бумажные документы лучше?
По крайней мере для следующего использования, Ответ да.
Юридические и финансовые документы
Департаменты юридических и финансовых услуг Всегда хочу сохранить управление физическими записями оригинальные чернильные документы.. Обычно эти подписи прикрепляются к большому количеству сопроводительных страниц. Это быстро займет много места, чтобы сохранить эти файлы, Но это того стоит.
Держите эти чернильные подписи и штампованные бумажные документы для будущей проверки и избегайте споров.
Личные заметки
Многие руководители и сотрудники полагаются на ноутбуки и блокноты. Они портативны, легко использовать, и не требуют батарей. Некоторые люди вводят информацию в свои личные ноутбуки позже. Но другие навсегда оставляют их в чернилах на странице. В таком случае, Вы всегда должны хранить эти заметки для последующего использования. Джерри Сейнфельд, самый богатый актер в мире, держал каждый лист бумаги, на котором он когда -либо писал шутки.
Важный: Бумага - это ценный способ сделать личные заметки, Пожалуйста, держите их!
Документы процесса найма
Многие организации распечатают резюме заявителя и копию резюме для комитета по подбору персонала, чтобы сделать записи. Эти заметки могут быть впоследствии быть объединены в огромную таблицу персонала, чтобы запечатлеть основные причины. Почему заявитель X был выбран или не выбран в процессе кандидата.
Угадай, что? Такая информация должна быть сохранена в случае, если заявитель решит жаловаться, потому что он не был выбран. Это также относится к заметкам, сделанным во время фактического собеседования кандидата. Отказ от собеседования достаточно сложно для увольнного человека. Если интервьюер пытается дать ответ, набрав на ноутбук, это слишком много.
Сделать им одолжение. Используйте бумагу.
Держите все на случай, если вас предъявят иск!
Мозговой штурм сеанс
Как насчет тех больших мозговых марафонов, которые бросают новые идеи, такие как конфетти на свадьбе? Эти свободные встречи обычно лучше всего выполняются с ручкой и бумагой.
Если ваша команда любит использовать доску, Пожалуйста, сделайте снимок, прежде чем стирать доску. Найдите кого-нибудь, чтобы напечатать те многомиллионные концепции, которые поспешно написаны на маркере. Если необходимо распечатать их для последующего распространения в команду, Тогда сделай это!
Ключевой момент: Бумага - самый быстрый и удобный способ захватить блестящие идеи.
Календарь
Многие сотрудники используют онлайн -календари или приложения для смартфонов для отслеживания встреч. Но многие сотрудники используют портативные календари книг, чтобы лучше отслеживать время. Или сохранить огромный календарь стен для личного управления временем.
Проблема такова, Это все записи, которые вы можете вести. Многие люди будут рассмотреть свои календари, чтобы увидеть даты встреч или назначений. Со временем, Даже эти большие календари будут сложены и архивированы.
Важный: Пожалуйста, храните важные заметки и даты.
Политика и руководство сотрудников
При чтении, 79% людей, как правило, сканируют текст на экране вместо того, чтобы на самом деле его читать. Если они обязательно должны прочитать, Исследования показывают, что их скорость чтения 25% помедленнее.
Это говорит о том, что типы документов управления физическими записями, такие как политика сотрудников, Руководящие принципы, и учебные материалы должны быть доступны для автономного чтения. Сотрудники, которым нужно сесть и по -настоящему понять нюанс или детали, могут пропустить его при просмотре Интернета. Но дайте им связующее с выделенной страницей, и они прочитают это более тщательно. Особенно, если они могут забрать его со столов и могут быть одни в комнате с мешком с закусками, мешающими чтения слова.
Ключевой момент: Люди более склонны читать бумагу, чем ЖК -экраны.
Проект контракта
Находится ли ваша компания на стадии разработки некоторых новых контрактов или на стадии разработки некоторых длинных юридических условий и условий. Он оплачивает печатную версию для всех редакторов и рецензентов. После всего, Правила важны. Договор является юридически обязательным соглашением.
Хорошо поделиться документом для комментариев нескольких пользователей. Никто не может возражать против преимуществ документов Google в сотрудничестве и преимуществах грамматики в предложенных улучшениях письма. Но большинство опытных редакторов скажут вам, что когда вы читаете цифровые файлы. Вы пропустите некоторые вещи, которые вы не пропустите в бумажных документах.
Одна из причин связана с усталостью для глаз, когда читает, глядя на огромный прямоугольник белого света. Независимо от причины, Вы не можете игнорировать ключевой момент.
Важный: Если вы не хотите ничего пропустить, Пожалуйста, распечатайте его и прочитайте.
Управлять бумажными документами
Со временем, Управление файлами и документами (бумага или электронная) стал громоздким для компаний. Это физический продукт, который занимает место (будь то ценное офисное пространство или на сервере).
Мы все знаем, что электронные записи необходимы. Тем не менее, Бумага по-прежнему так же важна, как и никогда, и она не исчезнет в ближайшее время.
Каждое громкое нарушение данных запускает негативные новости. Такие как недавняя утечка более чем 140 Миллион MGM Resorts Records клиентов. And many companies will want to know…
Для многих компаний, Сохранение большого количества бумажных документов все еще необходимо. Столкнувшись с большим количеством бумажных документов, Автоматизированное и эффективное управление может значительно экономить ресурсы компании.
Наш идеальным способом является то, можем ли мы быстро найти местоположение бумажных документов с помощью электронного управления. И представить их в визуальной форме. Чтобы мы могли быстро взять и вернуть бумажные файлы.
Так есть ли такое решение?
Ответ да. Через нашу систему управления архивом, Вы можете не только удобно ввести архивную информацию. Отметьте и напомните, какие архивы могут быть уничтожены из -за истечения срока действия. Вы также можете быстро найти необходимые архивы через Светодиодные метки.
