École de médecine de Harvard (HMS) ont rapporté que depuis le lancement de la solution RFID pour gérer son 4,300 les atouts, Le temps d'inventaire des actifs du collège a été réduit par 75%, tandis que dans le même temps, il a plus de visibilité sur l'emplacement des actifs de grande valeur et garantit qu'ils peuvent être facilement trouvés lors des audits du gouvernement.
La solution RFID se compose de composants, notamment des balises RFID UHF passives apposées aux actifs, lecteurs portables, et des applications Web radiantes pour le stockage et la gestion des données. Les informations de gestion des actifs basées sur RFID seront téléchargées sur les actifs fixes d'Oracle (De) Système de la Harvard Medical School.
La Harvard Medical School a approximativement 4,300 des actifs de grande valeur dans son 15,000 immobilisation, y compris les serveurs, incubateurs, congélateurs médicaux, centrifuges, Microscopes pour la recherche sur l'ADN, et les cycles thermiques. Jeff DiCiacio, le directeur de l'approvisionnement stratégique du collège, introduit le déploiement réussi.
École de médecine de Harvard
Près de la moitié de ces actifs ont été achetés avec des fonds externes, y compris des subventions et des contrats financés par le gouvernement, Et l'école est chargée de s'assurer que ces actifs sont infaillibles. Pour assurer cela, La Harvard Medical School soumet un rapport d'audit à Price Waterhouse une fois par an et effectue un inventaire des actifs internes. Par Qiaggio a dit: “We must take good care of the assets we use and buy for research.”
Avant de déployer RFID, La Harvard Medical School a utilisé la main-d'œuvre manuelle pour effectuer des stocks d'actifs. habituellement, Chaque actif est entré dans la plate-forme Oracle Asset Workbench et attribué une étiquette de code à barres imprimé. Accompagné d'analystes financiers à immobilisations et de di Qiaggio, Gestionnaires des opérations de recherche (Roman) a transporté une feuille de calcul Microsoft Excel et a traversé chaque département ou laboratoire pour trouver des actifs. Chaque département ou laboratoire a un numéro de série unique.
Puisqu'il n'y a pas de scanner de code-barres disponible, Ils utilisent leurs yeux pour confirmer les données, Comparez-le avec les informations de la pièce donnée sur la feuille de calcul, et écrire des notes ou enregistrer les différences.
S'ils rencontrent des balises d'actifs qui ne sont pas répertoriées sur la feuille de calcul, Ils doivent le rechercher dans le système OFE sur l'ordinateur pour déterminer à quel département ces actifs appartiennent. Entrez ensuite manuellement le résultat de l'inventaire des actifs et téléchargez-le sur OFA. Ce n'est pas seulement un processus très long, Mais cela peut également endommager ces actifs de grande valeur. Par exemple, Le Département de neurobiologie de la Harvard Medical School énumère plus que 800 actifs dans une feuille de calcul de 16 pages.
Di Qiaggio organisera des réunions d'actifs avec les gestionnaires d'actifs départementaux, Accompagner l'équipe de recherche d'actifs par le laboratoire et les aider avec l'inventaire des actifs. Ce processus prend en moyenne deux heures pour trouver 50 les atouts. Par Qiaggio a dit: “Such manual processes are inefficient and unsustainable because the school’s assets increase by about 1,000 Articles chaque année. Compte tenu de cela, we have to take action to find alternatives.”
Donc, La Harvard Medical School a effectué une offre de deux mois pour des solutions d'automatisation à l'été 2017, a ensuite évalué les offres et effectué une deuxième offre avant d'attribuer le contrat. Après avoir choisi la solution de Radiant, Le collège a commencé des essais sur le terrain dans deux facultés qui ont volontairement participé au test: Biologie cellulaire et Projet de science thérapeutique de Harvard. L'école de médecine surmonte les défis de la lecture croisée dans l'installation des lecteurs pour s'assurer qu'ils ne sont pas capturés par des chambres adjacentes.
Cette solution a ensuite été lancée en juillet 2018, après quoi il a fallu à la Harvard Medical School 18 mois pour relancer les actifs existants et les actifs nouvellement reçus avec des balises RFID. Ces balises précommandées seront associées à des actifs spécifiques, Et chaque étiquette et ses actifs connexes seront également liés à une pièce spécifique. Ce tracker d'actifs virtuels basé sur le cloud (T.V.A.) La solution est livrée avec une application mobile.
Quand les employés commencent à compter, Ils utiliseront VAT2GO en cours d'exécution sur l'iPhone, Entrez dans le bâtiment et la pièce dans laquelle ils entrent, Scannez le code-barres et lisez la balise RFID. Une fois les balises lues, Ils peuvent afficher les résultats de l'application pour confirmer que tous les actifs sont dans les bons endroits, ainsi que des actifs manquants et supplémentaires dans la pièce. Ces résultats sont synchronisés avec l'application VAT2GO en ligne, et les utilisateurs peuvent les télécharger et générer des rapports et les télécharger sur OFA (OFA est toujours le système d'enregistrement des immobilisations à la Harvard Medical School).
Par Qiaggio a dit: “This web application allows us to make individual or large-scale changes by uploading or manually, such as reallocating assets to another location.” Harvard Medical School can also use RFID solutions to scrap OFA some assets in the VAT system and remove them from the VAT system. Les avantages de la gestion RFID comprennent un inventaire d'actifs plus précis et plus efficace, Ce qui signifie que les gestionnaires de ROM et d'actifs n'ont pas à interrompre leurs recherches sur les actifs lorsqu'ils effectuent un inventaire avec eux. Le processus réel des stocks d'actifs est également moins destructeur que manuel.
Le déploiement de cette technologie a également rencontré des rebondissements, Et le financement est un défi important pour ralentir le processus du projet. Certains membres ont quitté le projet et sont passés à d'autres emplois, Et l'épidémie Covid-19 a provoqué la fermeture de l'école en mars 2020, Permettre uniquement au personnel nécessaire d'entrer. En réalité, Di Qiaggio lui-même ne pouvait pas atteindre la scène, Il a donc envoyé l'étiquette à Sophia Xu, Un analyste financier à immobilisations à la Harvard Medical School, qui peut continuer à marquer, compter les actifs, et mettre à jour OFA sur le campus.
Di Qiaggio a dit que depuis que le système était devenu en ligne, L'école n'a effectué qu'un inventaire d'actifs en raison de l'épidémie. C'est, Les résultats de cet inventaire prouvent que le système RFID peut gagner du temps. L'un des avantages de la RFID est que, indépendamment du fait que ces actifs appartiennent au Département de biologie cellulaire, Le Département de neurobiologie, ou même une autre école de Harvard dans la région de Cambridge, RFID peut lire tous les actifs de la salle sans avoir à comparer les informations sur les actifs pour chaque département ou laboratoire.
L'audit réalisé par PricewaterhouseCoopers n'a pas besoin de lire les balises RFID, Mais RFID fournit la prise en charge des données requise pour l'audit, afin que l'école puisse trouver tous les actifs sélectionnés pour l'audit et s'assurer qu'il est facilement disponible lorsque l'auditeur arrive. Aujourd'hui, Il comprend également des audits virtuels dans les réunions des équipes Microsoft.
À l'avenir, Di Qiaggio espère que la technologie RFID peut apporter des avantages à d'autres changements, comme la rénovation des espaces de laboratoire. Le lecteur RFID peut scanner les éléments avant la rénovation de la salle, puis numériser à nouveau lorsque les articles sont déplacés dans la pièce récemment rénovée pour empêcher la perte des articles.
Un autre avantage est la possibilité d'utiliser le lecteur pour rechercher des balises RFID en mode Geiger Counter pour localiser les actifs perdus. Di Qiaggio a rappelé la lecture accidentelle de l'étiquette d'une centrifugeuse réfrigérée invisible en 2019. “I was scanning at the time, Mais je ne pouvais pas le voir à l'œil nu. Quand j'ai rapproché le lecteur de la source de signal, J'ai trouvé cet atout dans un tiroir en bois. S'il n'y a pas de RFID, Je pourrais penser que cet actif a été perdu. Volé ou jeté. Avec RFID, I can see intangible assets.”
En plus de la Harvard Medical School (HMS), Les systèmes RFID sont actuellement mis en œuvre ou utilisés dans la Faculté des arts et des sciences de l'Université de Harvard (Fas), École d'ingénierie et de sciences appliquées (Mers) et Wyss Institute (Wyss Institute). Selon Qiaggio, Wyss a terminé le marquage RFID de tous les anciens actifs, tandis que les Fas et les mers taguent maintenant approximativement 8,000 les atouts. Les quatre collèges ont un total d'environ 100 bâtiments, et chaque bâtiment contient des actifs.
