La gestion des dossiers physiques est-il important? Les documents papier ont-ils disparu? L'entreprise a-t-elle encore besoin de gérer des documents papier?
Bien que la tendance du papier sans papier devient de plus en plus évident. Paperless présente également de nombreux avantages, comme la protection de l'environnement et la recherche facile d'informations.
toutefois, Que ce soit dans un bureau ou un bureau à domicile, Le papier est toujours une partie importante de notre travail et de notre vie.
Nous utilisons toujours de nombreux documents de document de gestion des enregistrements physiques dans notre travail. Et pourquoi est-ce?
Évidemment, Les pirates peuvent télécharger des milliards de fichiers en quelques minutes. Mais ils n'obtiendront pas vos documents papier si facilement.
Alors, Cela signifie-t-il que les documents papier sont meilleurs?
Au moins pour les utilisations suivantes, La réponse est oui.
Documents juridiques et financiers
Départements de services juridiques et financiers Je veux toujours garder les documents de signature de l'encre d'origine des enregistrements physiques. Habituellement, ces pages de signature sont attachées à un grand nombre de pages d'accompagnement. Cela prendra rapidement beaucoup d'espace pour enregistrer ces fichiers, Mais ça vaut le coup.
Gardez ces signatures d'encre et les documents papier estampillés pour une vérification future et éviter les différends.
Notes personnelles
De nombreux cadres et employés comptent sur des cahiers et des blocs-notes. Ils sont portables, facile à utiliser, Et ne nécessite pas de batteries. Certaines personnes entrent les informations dans leurs ordinateurs portables personnels plus tard. Mais d'autres les laissent à l'encre sur la page pour toujours. Dans ce cas, Vous devez toujours garder ces notes pour une utilisation ultérieure. Jerry Seinfeld, l'acteur le plus riche du monde, a gardé chaque morceau de papier sur lequel il a jamais écrit des blagues.
Important: Le papier est un moyen précieux de prendre des notes personnelles, Veuillez les garder!
Documents du processus de recrutement
De nombreuses organisations imprimeront le curriculum vitae du demandeur et une copie du CV pour que le comité de recrutement prenne des notes. Ces notes peuvent ensuite être fusionnées dans une énorme feuille de calcul des ressources humaines pour capturer les raisons de base. Pourquoi le demandeur X a été sélectionné ou non sélectionné pendant le processus candidat.
Devinez quoi? Ces informations devraient être conservées au cas où le demandeur déciderait de se plaindre car il n'a pas été sélectionné. Cela s'applique également aux notes prises lors de l'entretien réel des candidats. L'échec de l'entretien est déjà assez difficile pour la personne licenciée. Si l'intervieweur essaie de donner une réponse en tapant sur l'ordinateur portable, c'est trop.
Faites-leur une faveur. Utiliser du papier.
Gardez tout au cas où vous seriez poursuivi!
Séance de brainstorming
Que diriez-vous de ces grands marathons de brainstorming qui jettent de nouvelles idées comme des confettis lors d'un mariage? Ces réunions en roue libre sont généralement mieux réalisées avec un stylo et du papier.
Si votre équipe aime utiliser le tableau blanc, Veuillez prendre une photo avant d'effacer le tableau blanc. Trouvez quelqu'un pour taper ces concepts de plusieurs millions de dollars qui ont été écrits à la hâte sur un marqueur. S'il est nécessaire de les imprimer pour une distribution ultérieure à l'équipe, Alors faites-le!
Point clé: Le papier est le moyen le plus rapide et le plus pratique de capturer des idées brillantes.
Calendrier
De nombreux employés utilisent des calendriers en ligne ou des applications pour smartphone pour suivre les rendez-vous. Mais de nombreux employés utilisent des calendriers de livres portables pour mieux suivre le temps. Ou gardez un énorme calendrier mural pour la gestion du temps en face à face.
Le problème est, Ce sont tous des enregistrements que vous voudrez peut-être conserver. De nombreuses personnes examineront leurs calendriers pour voir les dates des réunions ou des rendez-vous. Heures supplémentaires, Même ces grands calendriers seront pliés et archivés.
Important: Veuillez garder des notes et des dates importantes.
Politiques et conseils des employés
Lors de la lecture, 79% des gens ont tendance à scanner du texte à l'écran au lieu de le lire réellement. S'ils doivent absolument lire, La recherche montre que leur vitesse de lecture est 25% Ralentissez.
Cela suggère que les types de documents de gestion des dossiers physiques tels que les politiques des employés, lignes directrices, et le matériel de formation devrait être disponible pour la lecture hors ligne. Les employés qui ont besoin de s'asseoir et de vraiment comprendre une nuance ou un détail peuvent le manquer lors de la navigation sur le Web. Mais donnez-leur un classeur avec une page en surbrillance, Et ils le liront plus en détail. Surtout s'ils peuvent le retirer de leur bureau et peuvent être seuls dans une pièce avec un sac de collations interférant des mots de lecture.
Point clé: Les gens sont plus disposés à lire du papier que les écrans LCD.
Projet de contrat
Que votre entreprise soit dans la phase de rédaction de certains nouveaux contrats ou de la phase de rédaction de certaines conditions juridiques longues. Il est avantageux de fournir une version imprimée pour tous les éditeurs et critiques. Après tout, Les règles sont importantes. Un contrat est un accord juridiquement contraignant.
Il est bon de partager un document pour les commentaires de plusieurs utilisateurs. Personne ne peut s'opposer aux avantages de Google Docs dans la collaboration et les avantages de la grammaire dans les améliorations d'écriture suggérées. Mais la plupart des éditeurs expérimentés vous diront que lorsque vous lirez des fichiers numériques. Vous manquerez certaines choses que vous ne manqueriez pas sur des documents papier.
Une partie de la raison est due à la fatigue des yeux en lisant tout en regardant un énorme rectangle de lumière blanche. Quelle que soit la raison, Vous ne pouvez pas ignorer un point clé.
Important: Si tu ne veux rien manquer, Veuillez l'imprimer et le lire.
Gérer les documents papier
Heures supplémentaires, Gestion des fichiers et documents (papier ou électronique) est devenu lourd pour les entreprises. C'est un produit physique qui prend de la place (que ce soit un espace de bureau précieux ou sur un serveur).
Nous savons tous que les enregistrements électroniques sont nécessaires. Néanmoins, Le papier est toujours aussi important que jamais et il ne disparaîtra pas de sitôt.
Chaque violation de données de haut niveau déclenche des nouvelles négatives. Comme la fuite récente de plus de 140 Million MGM Resorts Records clients. Et de nombreuses entreprises voudront savoir…
Pour de nombreuses entreprises, Garder un grand nombre de documents papier est toujours essentiel. Face à la gestion d'un grand nombre de documents papier, Une gestion automatisée et efficace peut considérablement économiser les ressources de l'entreprise.
Notre moyen idéal est de savoir si nous pouvons trouver rapidement l'emplacement des documents papier par la gestion électronique. Et les présenter sous une forme visuelle. Afin que nous puissions rapidement prendre et retourner les fichiers papier.
Il y a donc une telle solution?
La réponse est oui. À travers notre système de gestion d'archives, Vous pouvez non seulement saisir commodément les informations d'archives. Marquez et rappelez quelles archives peuvent être détruites en raison de l'expiration. Vous pouvez également trouver rapidement les archives dont vous avez besoin à travers le Étiquettes de lumière LED.
