Ist die Verwaltung physischer Aufzeichnungen wichtig?? Sind die Papierdokumente verschwunden? Muss das Unternehmen noch Papierdokumente verwalten??
Obwohl der Trend von Paperless immer offensichtlicher wird. Papierlos bietet auch viele Vorteile, wie Umweltschutz und einfache Informationssuche.
jedoch, ob in einem Büro oder in einem Heimbüro, Papier ist immer noch ein wichtiger Teil unserer Arbeit und unseres Lebens.
Wir verwenden immer noch viele Dokumente für physische Aufzeichnungsverwaltungen in unserer Arbeit ausgiebig. Und warum ist das?
Offensichtlich, Hacker können in wenigen Minuten Milliarden von Dateien herunterladen. Aber sie bekommen Ihre Papierdokumente nicht so einfach.
So, Bedeutet dies, dass Papierdokumente besser sind?
Zumindest für die folgenden Verwendungen, Die Antwort lautet ja.
Rechts- und Finanzdokumente
Rechts- und Finanzdienstleistungsabteilungen Sie möchten immer die Original -Tintensignaturdokumente für physische Datensätze behalten. Normalerweise sind diese Signaturseiten an einer großen Anzahl von Begleitseiten befestigt. Dies nimmt schnell viel Platz ein, um diese Dateien zu speichern, Aber es lohnt sich.
Halten Sie diese Tintensignaturen und Stempelpapierdokumente zur zukünftigen Überprüfung und vermeiden Sie Streitigkeiten.
Persönliche Notizen
Viele Führungskräfte und Mitarbeiter verlassen sich auf Notizbücher und Notizbücher. Sie sind tragbar, Einfach zu verwenden, und benötigen keine Batterien. Einige Leute geben die Informationen später in ihre persönlichen Laptops ein. Aber andere lassen sie für immer in der Tinte auf der Seite. In diesem Fall, Sie sollten diese Notizen immer für die spätere Verwendung behalten. Jerry Seinfeld, der reichste Schauspieler der Welt, hat jedes Stück Papier gehalten, auf das er jemals Witze geschrieben hat.
Wichtig: Papier ist eine wertvolle Möglichkeit, persönliche Notizen zu machen, Bitte behalten Sie sie!
Rekrutierungsprozessdokumente
Viele Organisationen drucken den Lebenslauf des Antragstellers und eine Kopie des Lebenslaufs für den Rekrutierungskomitee aus, um Notizen zu machen. Diese Notizen können später in eine riesige Humanressourcen -Tabelle verschmolzen werden, um die grundlegenden Gründe zu erfassen. Warum der Antragsteller X während des Kandidatenprozesses ausgewählt oder nicht ausgewählt wurde.
Erraten Sie, was? Diese Informationen sollten beibehalten werden, falls der Antragsteller sich beschweren, weil er nicht ausgewählt wurde. Dies gilt auch für Notizen, die während des tatsächlichen Kandidateninterviews aufgenommen wurden. Das Interview ist für die entlassene Person schwierig genug. Wenn der Interviewer versucht, eine Antwort zu geben, indem er den Laptop eingibt, es ist zu viel.
Tun Sie ihnen einen Gefallen. Papier verwenden.
Behalten Sie alles, falls Sie verklagt werden!
Brainstorming -Sitzung
Wie wäre es mit diesen großen Brainstorming -Marathons, die neue Ideen wie Confetti bei einer Hochzeit machen? Diese Freilaufversammlungen werden normalerweise am besten mit Stift und Papier durchgeführt.
Wenn Ihr Team das Whiteboard gerne benutzt, Bitte machen Sie ein Foto, bevor Sie das Whiteboard löschen. Finden Sie jemanden, der diese millionenschwer. Wenn es notwendig ist, sie für die spätere Verteilung an das Team zu drucken, Dann mach es!
Schlüsselpunkt: Papier ist der schnellste und bequemste Weg, um brillante Ideen zu erfassen.
Kalender
Viele Mitarbeiter verwenden Online -Kalender oder Smartphone -Apps, um Termine im Auge zu behalten. Viele Mitarbeiter verwenden jedoch tragbare Buchkalender, um die Zeit besser zu verfolgen. Oder behalten Sie einen riesigen Wandkalender für das persönliche Zeitmanagement.
Das Problem ist, Dies sind alles Datensätze, die Sie möglicherweise behalten möchten. Viele Menschen werden ihre Kalender überprüfen, um die Versammlungsdaten oder Termine zu sehen. Im Laufe der Zeit, Sogar diese großen Kalender werden gefaltet und archiviert.
Wichtig: Bitte bewahren Sie wichtige Notizen und Daten auf.
Mitarbeiterrichtlinien und Anleitung
Beim Lesen, 79% von Personen neigen dazu, Text auf dem Bildschirm zu scannen, anstatt ihn tatsächlich zu lesen. Wenn sie unbedingt lesen müssen, Untersuchungen zeigen, dass ihre Lesegeschwindigkeit ist 25% Langsamer.
Dies deutet darauf hin, dass Dokumenttypen für physische Datensätze wie Mitarbeiterrichtlinien, Richtlinien, und Schulungsmaterialien sollten für das Offline -Lesen verfügbar sein. Mitarbeiter, die sich hinsetzen und wirklich eine Nuance oder ein Detail verstehen müssen. Aber geben Sie ihnen einen Ordner mit einer hervorgehobenen Seite, und sie werden es gründlicher lesen. Besonders wenn sie es von ihren Schreibtischen wegnehmen und in einem Raum mit einer Tüte Snacks allein in den Lesewörtern sein können.
Schlüsselpunkt: Menschen sind eher bereit, Papier zu lesen als LCD -Bildschirme.
Vertragsentwurf
Unabhängig davon. Es lohnt sich, eine gedruckte Version für alle Redakteure und Rezensenten bereitzustellen. Schließlich, Regeln sind wichtig. Ein Vertrag ist eine rechtsverbindliche Vereinbarung.
Es ist gut, ein Dokument für Kommentare von mehreren Benutzern zu teilen. Niemand kann gegen die Vorteile von Google -Dokumenten in Zusammenarbeit und die Vorteile von Grammatik bei der vorgeschlagenen Schreibverbesserungen eingehen. Die meisten erfahrenen Redakteure werden Ihnen jedoch sagen, dass Sie digitale Dateien lesen, wenn Sie digitale Dateien lesen. Sie werden einige Dinge vermissen, die Sie in Papierdokumenten nicht verpassen würden.
Ein Teil des Grundes ist auf Augenermüdung beim Lesen, während sie auf ein riesiges weißes Lichtrechteck starrt. Unabhängig von dem Grund, Sie können einen wichtigen Punkt nicht ignorieren.
Wichtig: Wenn Sie nichts verpassen möchten, Bitte drucken Sie es aus und lesen Sie es.
Papierdokumente verwalten
Im Laufe der Zeit, Verwalten von Dateien und Dokumenten (Papier oder elektronisch) ist für Unternehmen umständlich geworden. Es ist ein physisches Produkt, das Platz einnimmt (Ob es sich um wertvolle Büroräume oder auf einem Server handelt).
Wir alle wissen, dass elektronische Aufzeichnungen erforderlich sind. Nichtsdestotrotz, Papier ist immer noch so wichtig wie immer-es wird nicht so schnell verschwinden.
Jede hochkarätige Datenverletzung löst negative Nachrichten aus. Wie das jüngste Leck von mehr als 140 Millionen MGM Resorts Kundenaufzeichnungen. And many companies will want to know…
Für viele Unternehmen, Eine große Anzahl von Papierdokumenten zu halten, ist immer noch wichtig. Gegenüber der Verwaltung einer großen Anzahl von Papierdokumenten, Automatisches und effizientes Management kann Unternehmensressourcen erheblich sparen.
Unser idealer Weg ist, ob wir den Standort von Papierdokumenten durch elektronisches Management schnell finden können. Und präsentieren sie in visueller Form. Damit wir die Papierdateien schnell nehmen und zurückgeben können.
Gibt es so eine Lösung?
Die Antwort ist ja. Durch unser Archivverwaltungssystem, Sie können nicht nur bequem Archivinformationen eingeben. Markieren und erinnern Sie daran, welche Archive aufgrund von Ablauf vernichtet werden können. Sie finden die benötigten Archive auch schnell über die LED-Lichterketten.
