هل إدارة السجلات المادية مهمة? هل اختفت الوثائق الورقية? هل لا تزال الشركة بحاجة إلى إدارة المستندات الورقية?
على الرغم من أن اتجاه بلا أوراق أصبح أكثر وضوحًا. يعرض Paperless أيضًا العديد من المزايا, مثل حماية البيئة والبحث السهل المعلومات.
ومع ذلك, سواء في مكتب أو مكتب منزلي, لا تزال الورق جزءًا مهمًا من عملنا وحياتنا.
ما زلنا نستخدم العديد من مستندات ورقة إدارة السجلات المادية في عملنا على نطاق واسع. ولماذا هذا?
بوضوح, يمكن للمتسللين تنزيل مليارات الملفات في بضع دقائق. لكنهم لن يحصلوا على مستنداتك الورقية بسهولة.
وبالتالي, هل هذا يعني أن المستندات الورقية أفضل?
على الأقل للاستخدامات التالية, الجواب نعم.
الوثائق القانونية والمالية
إدارات الخدمات القانونية والمالية تريد دائمًا الحفاظ على مستندات توقيع الحبر الأصلية للسجلات المادية. عادة ما يتم ربط هذه الصفحات المميزة بعدد كبير من الصفحات المصاحبة. سيستغرق هذا بسرعة مساحة كبيرة لحفظ هذه الملفات, لكن الأمر يستحق ذلك.
حافظ على توقيعات الحبر هذه والمستندات الورقية المختومة للتحقق في المستقبل وتجنب النزاعات.
ملاحظات شخصية
يعتمد العديد من المديرين التنفيذيين والموظفين على دفاتر الملاحظات والفتحات. إنها محمولة, سهل الاستخدام, ولا تتطلب البطاريات. يدخل بعض الأشخاص المعلومات في أجهزة الكمبيوتر المحمولة الشخصية لاحقًا. لكن الآخرين يتركونهم في الحبر على الصفحة إلى الأبد. في هذه الحالة, يجب عليك دائمًا الاحتفاظ بهذه الملاحظات للاستخدام لاحقًا. جيري سينفيلد, أغنى ممثل في العالم, حافظ على كل قطعة من الورق التي كتبها على الإطلاق.
مهم: الورق طريقة قيمة لتدوين الملاحظات الشخصية, الرجاء الاحتفاظ بهم!
وثائق عملية التوظيف
ستقوم العديد من المنظمات بطباعة سيرتك الذاتية لمقدم الطلب ونسخة من السيرة الذاتية للجنة التوظيف لتدوين الملاحظات. قد يتم دمج هذه الملاحظات لاحقًا في جدول بيانات ضخم للموارد البشرية لالتقاط الأسباب الأساسية. لماذا تم اختيار مقدم الطلب X أو لم يتم اختياره أثناء عملية المرشح.
خمين ما? يجب الاحتفاظ بهذه المعلومات في حالة قرار مقدم الطلب بالشكوى لأنه لم يتم اختياره. ينطبق هذا أيضًا على الملاحظات التي تم إجراؤها خلال مقابلة المرشح الفعلية. إن الفشل في المقابلة أمر صعب بما فيه الكفاية للشخص الذي تم إطلاقه. إذا حاول القائم بإجراء المقابلة تقديم إجابة عن طريق الكتابة على الكمبيوتر المحمول, إنه كثير جدًا.
فعلهم معروفا. استخدم الورق.
احتفظ بكل شيء في حال تم مقاضاتك!
جلسة العصف الذهني
ماذا عن تلك الماراثونات العصف الذهني الكبيرة التي ترمي أفكارًا جديدة مثل الحلويات في حفل زفاف? عادة ما يتم القيام بهذه الاجتماعات الحرة مع القلم والورق.
إذا كان فريقك يحب استخدام السبورة, يرجى التقاط صورة قبل محو السبورة. ابحث عن شخص ما لكتابة تلك المفاهيم بملايين الدولارات التي كتبت على عجل على علامة. إذا كان من الضروري طباعتها للتوزيع لاحقًا على الفريق, ثم افعل ذلك!
النقطة الرئيسية: الورق هي الطريقة الأسرع والأنسب لالتقاط الأفكار الرائعة.
تقويم
يستخدم العديد من الموظفين التقويمات عبر الإنترنت أو تطبيقات الهواتف الذكية لتتبع المواعيد. لكن العديد من الموظفين يستخدمون تقويمات الكتب المحمولة لتحسين تتبع الوقت. أو احتفظ بتقويم جدار ضخم لإدارة الوقت وجهاً لوجه.
المشكلة هي, هذه كلها سجلات قد ترغب في الاحتفاظ بها. سيقوم العديد من الأشخاص بمراجعة التقويمات الخاصة بهم لمعرفة تواريخ الاجتماعات أو المواعيد. متأخر، بعد فوات الوقت, حتى تلك التقويمات الكبيرة سيتم طيها وأرشفة.
مهم: يرجى الاحتفاظ بالملاحظات والتواريخ المهمة.
سياسات الموظف والتوجيه
عند القراءة, 79% من الأشخاص يميلون إلى مسح النص على الشاشة بدلاً من قراءته فعليًا. إذا كان يجب عليهم القراءة على الإطلاق, تظهر الأبحاث أن سرعة القراءة الخاصة بهم 25% أبطأ.
هذا يشير إلى أن أنواع مستندات إدارة السجلات المادية مثل سياسات الموظفين, المبادئ التوجيهية, ويجب أن تكون المواد التدريبية متاحة للقراءة في وضع عدم الاتصال. قد يفوتها الموظفون الذين يحتاجون إلى الجلوس وفهم حقًا فارق بسيط أو تفاصيل عند تصفح الويب. لكن امنحهم موثقًا مع صفحة مميزة, وسوف يقرؤونها بشكل أكثر شمولية. خاصة إذا تمكنوا من أخذها بعيدًا عن مكاتبهم ويمكن أن يكونوا بمفردهم في غرفة مع كيس من الوجبات الخفيفة تتدخل في كلمات القراءة.
النقطة الرئيسية: الناس أكثر استعدادًا لقراءة الورق من شاشات LCD.
مشروع العقد
سواء كانت شركتك في مرحلة الصياغة لبعض العقود الجديدة أو مرحلة الصياغة لبعض الشروط والأحكام القانونية الطويلة. من المفيد تقديم نسخة مطبوعة لجميع المحررين والمراجعين. بعد كل شيء, القواعد مهمة. العقد هو اتفاق ملزم قانونًا.
من الجيد مشاركة وثيقة للتعليقات من قبل متعددين من المستخدمين. لا يمكن لأحد الاعتراض على مزايا مستندات Google في تعاون ومواد القواعد في تحسينات الكتابة المقترحة. لكن معظم المحررين ذوي الخبرة سيخبرك أنه عندما تقرأ الملفات الرقمية. سوف تفوت بعض الأشياء التي لن تفوتها على المستندات الورقية.
جزء من السبب يرجع إلى تعب العين أثناء القراءة أثناء التحديق في مستطيل الضوء الأبيض الضخم. بغض النظر عن السبب, لا يمكنك تجاهل نقطة رئيسية.
مهم: إذا كنت لا تريد أن تفوت أي شيء, يرجى طباعته وقراءته.
إدارة المستندات الورقية
متأخر، بعد فوات الوقت, إدارة الملفات والمستندات (ورق أو إلكتروني) أصبح مرهقًا للشركات. إنه منتج مادي يأخذ مساحة (سواء كانت مساحة مكتبية قيمة أو على خادم).
نعلم جميعًا أن السجلات الإلكترونية ضرورية. مع ذلك, لا تزال الورق مهمة مثلها ولن تختفي في أي وقت قريب.
كل خرق البيانات البارزة يؤدي إلى أخبار سلبية. مثل التسرب الأخير لأكثر من 140 سجلات عملاء ملايين MGM Resorts. والعديد من الشركات تريد أن تعرف…
للعديد من الشركات, لا يزال الحفاظ على عدد كبير من المستندات الورقية ضروريًا. مواجهة إدارة عدد كبير من المستندات الورقية, يمكن للإدارة الآلية والفعالة توفير موارد الشركة بشكل كبير.
طريقتنا المثالية هي ما إذا كان بإمكاننا العثور بسرعة على موقع المستندات الورقية من خلال الإدارة الإلكترونية. وتقديمها في شكل مرئي. حتى نتمكن من أخذ الملفات الورقية وإرجاعها بسرعة.
فهل هناك مثل هذا الحل?
الجواب نعم. من خلال نظام إدارة الأرشيف لدينا, لا يمكنك فقط إدخال معلومات الأرشيف. علامة وتذكير بالأرشيفات التي يمكن تدميرها بسبب انتهاء الصلاحية. يمكنك أيضًا العثور بسرعة على المحفوظات التي تحتاجها من خلال علامات ضوء LED.
